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Ein Blog über Microsoft Exchange

Importieren von PST Dateien mit dem PSTCapture Tool

Am 30. Januar 2012 präsentierte Microsoft auf dem Exchange Team Blog ein neues Tool, mit dem es möglich ist, von zentraler Stelle aus verteilte PST Dateien einzusammeln und in das jeweilige Postfach / Archivpostfach eines Benutzers unter Exchange 2010 On-Premise und Exchange Online (Office 365 / BPOS) zu importieren.

Hinweis:

Das Tool wurde von Microsoft nur mit Exchange 2010 getestet. Sollte es die Zeit zulassen, dann werde ich es auch mit Exchange 2007 testen. Die folgende Beschreibung bezieht sich auf den Einsatz des Tools in Verbindung mit Exchange 2010 und dem aktuellsten Service Pack.

Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte sowie die daraus resultierenden Screenshots sind alle in meiner virtuellen Testumgebung durchgeführt / erstellt worden.

 

Dokumentation / Download

Offizielles Announcement Exchange Team Blog

http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2012/01/30/pst-time-to-walk-the-plank.aspx

Online Dokumentation

http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh781036.aspx

Download

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=28767

 

Folgende Abschnitte werden nun näher beschreiben:

  • Voraussetzungen
  • Installation
  • Einstellungen
  • Importvorgang

 

Voraussetzungen:

Berechtigungen

Für den Einsatz des PSTCapture Tools ist ein Service Account notwendig. Dieser muss je nach Anwendungsbereich mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet werden. Die jeweils benötigten Berechtigungen werden im Folgenden beschrieben.

Einsatz Benötigte Berechtigungen
Installation der PSTCapture Konsole sowie der PSTCapture Agenten Lokale Adminrechte auf dem Rechner, auf dem die Konsole / Agenten installiert werden.
PST Suche Der angemeldete Benutzer muss über lokale Adminrechte auf dem Rechner verfügen, auf dem die PSTCapture Konsole gestartet wird.
Import von PST Dateien nach Office 365 Der angemeldete Benutzer muss über lokale Adminrechte auf dem Rechner verfügen, auf dem die PSTCapture Konsole gestartet wird.Der Benutzer, der auf der Registerkarte Online Connection Settings angegeben ist, muss der Rolle Organization Management zugewiesen sein.
Import von PST Dateien nach BPOS Der angemeldete Benutzer muss über lokale Adminrechte auf dem Rechner verfügen, auf dem die PSTCapture Konsole gestartet wird.Der Benutzer, der auf der Registerkarte Online Connection Settings angegeben ist, muss ein Exchange Online Administrator Benutzer sein.
Import von PST Dateien in ein Postfach in einer Exchange 2010 On-Premise Organisation Der angemeldete Benutzer muss über lokale Adminrechte auf dem Rechner verfügen, auf dem die PSTCapture Konsole gestartet wird.Der Service Account des PSTCapture Tools muss ein Postfach besitzen.Dem Service Account des PSTCapture Tools muss die Rolle Public Folder Management zugewiesen sein.
Import von PST Dateien in ein Archivpostfach in einer Exchange 2010 On-Premise Organisation Der angemeldete Benutzer muss über lokale Adminrechte auf dem Rechner verfügen, auf dem die PSTCapture Konsole gestartet wird.Der Service Account des PSTCapture Tools muss ein Postfach besitzen.Dem Service Account des PSTCapture Tools muss die Rolle Organization Management zugewiesen sein.

Systemvoraussetzungen

  • Wenn Sie vorhaben, PST Dateien in einen Exchange Server in einer On-Premise Organisation zu importieren, so muss diese unter Exchange 2010 laufen.
  • Wenn Sie vorhaben, PST Dateien in eine Exchange Online Organisation (Office 365 / BPOS) zu importieren, so müssen Sie im Besitz eines Office 365 / BPOS Abonnements sein.
  • Microsoft .NET Framework 3.5 oder 3.5 Service Pack 1 auf den Client Rechnern sowie auf dem Rechner, auf dem die Konsole installiert ist
  • Outlook als 64-bit Version auf dem Rechner, auf dem die PSTCapture Konsole installiert ist (nur notwendig bei einer Exchange 2010 On-Premise Organisation)
  • Einen dedizierten Service Account für das PSTCapture Tool

 

Installation

Folgende Schritte wurden im Vorfeld bereits durchgeführt, so dass einer erfolgreichen Installation des Tools nichts mehr im Wege steht:

  • Erstellen eines dedizierten Service Accounts (Domänenbenutzer)
  • Zuweisen eines Postfaches an diesen Service Account
  • Zuweisen der Rolle Public Folder Management (vorhandene PST Dateien werden in einer Exchange 2010 On-Premise Organisation in das Postfach der Benutzer importiert, nicht in das Archivpostfach)
  • Download und Verteilung der benötigten Installationsdateien
  • Installation von Outlook 64-bit auf dem Rechner, auf dem später die PSTCapture Konsole installiert werden soll

Hinweis

Die Installation sowie Konfiguration der PSTCapture Konsole muss vor der Installation der PSTCapture Agenten durchgeführt werden.

 

Melden Sie sich an dem Rechner an, auf dem Sie die PSTCapture Konsole installieren wollen. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zu dem Ordner mit der Installationsdatei. Die Installation wird gestartet durch einen Doppelklick auf die Installationsdatei.

 

Der Installationsassistent startet. Bitte Next klicken.

Die Lizenzbedingungen akzeptieren und auf Next klicken.

Den Installationsort für das Tool auswählen oder den Standardpfad belassen. Anschließend auf Next klicken.

Die Daten zum Service Account eingeben (Domäne\Benutzer, Kennwort). Anschließend auf Next klicken.

Die Zusammenfassung prüfen und auf Install klicken.

Nach erfolgreicher Installation den Installationsassistenten durch klicken auf Finish beenden.

 

Prüfen der Installation

Die Installation wurde erfolgreich durchgeführt, wenn folgendes vorhanden ist:

  • Eintrag unter Systemsteuerung / Programme und Funktionen
  • Eintrag im Startmenü
  • Eintrag unter Verwaltung / Dienste (Microsoft Exchange PST Capture Service)

 

Einstellungen

Bevor mit der Installation der Agenten auf den Clients begonnen werden kann, muss die Konfiguration des Tools durchgeführt werden. Dazu öffnen Sie auf dem Rechner, auf dem Sie zuvor die Installation durchgeführt haben, die PSTCapture Konsole.

Klicken Sie auf Tools und anschließend auf Settings. Sie können nun Änderungen in den folgenden Abschnitten vornehmen:

  • Online Connection Settings
  • Message Import Settings
  • Archive Mailbox Settings
  • Non-mail Items Settings
  • Staging Area Settings
  • Import Tolerance Settings
  • General Settings

 Kommen wir nun zu den einzelnen Abschnitten und deren Einstellungsmöglichkeiten.

Online Connection Settings

Da wir unsere PST Dateien in ein Postfach in einer On-Premise Exchange 2010 Organisation importieren, sind hier keine Einstellungen notwendig.

 

Message Import Settings

Hier geben wir an, ob die PST Dateien direkt in das Postfach oder in einen dedizierten, von uns vorgegebenen Ordner importiert werden sollen (in meinem Test verwende ich einen dedizierten Ordner). Weiterhin kann ich angeben, ob beim Import von mehreren PST Dateien alle in diesen dedizierten Ordner importiert oder ob für jede PST Datei ein eigener Unterordner erstellt werden soll (Name der PST Datei oder vordefiniert). Abschließend kann ich noch konfigurieren, was passiert, wenn bereits ein Ordner mit dem gleichen Namen existiert (Objekte zu bereits bestehenden Ordner hinzufügen oder neuen Ordner erstellen).

 

Archive Mailbox Settings

Da wir unsere PST Dateien in ein Postfach in einer On-Premise Exchange 2010 Organisation importieren, sind hier keine Einstellungen notwendig.

 

Non-mail Items Settings

Da es vorkommt, dass PST Dateien auch Objekte vom Typ Kalender, Kontakte usw. enthalten können, ist es sinnvoll, die beiden Optionen zu aktivieren (sie werden sonst bei einem PST Import nicht berücksichtigt).

 

Staging Area

Hier wird der Speicherort angegeben, an dem die PST Dateien während des Importvorganges temporär abgelegt werden, bevor sie in das Postfach des Benutzers importiert werden. Der vorgegebene Ordner wird beim ersten Importvorgang automatisch erstellt. Es besteht aber die Möglichkeit, einen anderen Ordner auszuwählen. Zu beachten ist aber, dass der Ordner, an dem die PST Dateien zwischengelagert werden, auch den maximalen konfigurierten Speicherplatz besitzt (Standard ist hier 20 GB, unter Umständen bitte den Wert anpassen).

 

Import Tolerance

Hier setze ich fest, nach wie vielen fehlerhaften Objekten in meiner PST Datei der Importvorgang abgebrochen  wird. Der Standardwert ist 30, kann aber nach den jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

 

General Settings

Im letzten Abschnitt kann ich den Kommunikationsport des Tools anpassen. Weiterhin kann ich das Aktualisierungsintervall der Konsole sowie den Poll Intervall der Agenten konfigurieren.

Hinweis

Sollten Sie den Port anpassen, so vergessen Sie nicht, alle Agenten zu konfigurieren, dass sie ebenfalls ab sofort diesen neuen Port verwenden (Neuinstallation Agent oder Anpassen des Wertes in der Registry).

Weiterhin rate ich dazu, den Poll Intervall der Agenten auf einen höheren Wert zu setzen, um das Netzwerk nicht unnötig zu belasten.

 

Da wir nun alle benötigten Einstellungen vorgenommen haben, können wir mit der Installation des Agenten auf den Clients weiter machen.

Melden Sie sich an dem Rechner an, auf dem Sie den PSTCapture Agenten installieren wollen. Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zu dem Ordner mit der Installationsdatei. Die Installation wird gestartet durch einen Doppelklick auf die Installationsdatei.

Der Installationsassistent startet. Bitte Next klicken.

Die Lizenzbedingungen akzeptieren und auf Next klicken.

Den Installationsort für das Tool auswählen oder den Standardpfad belassen. Anschließend auf Next klicken.

Den Namen (FQDN oder Hostnamen) des Rechners angeben, auf welchem die PSTCapture Konsole installiert ist. Sollte der Standard Port beibehalten worden sein, sind hier keine weiteren Angaben notwendig. Bitte Next klicken.

Die Zusammenfassung prüfen und auf Install klicken.

Nach erfolgreicher Installation den Installationsassistenten durch klicken auf Finish beenden.

 

Prüfen der Installation

Die Installation wurde erfolgreich durchgeführt, wenn folgendes vorhanden ist:

  • Eintrag unter Systemsteuerung / Programme und Funktionen
  • Eintrag unter Verwaltung / Dienste (Microsoft Exchange PST Capture Agent Service)

 

Importvorgang

Öffnen Sie auf dem Rechner, auf dem die PSTCapture Konsole installiert wurde, diese und klicken im Feld PST Searches auf New PST Search. Es öffnet sich der Assistent für das Erstellen eines neuen PST Suchvorganges. 

Geben Sie an, wo sich die Rechner befinden, auf denen Sie nach PST Dateien suchen wollen. Sie können hierbei über ganze Ordner suchen lassen oder dedizierte Rechner auswählen. Weiterhin sehen Sie sofort, welcher Rechner den Agenten installiert hat (diese Rechner haben einen grünen Bildschirm und sind auf der rechten Seite des Fensters mit einem Häkchen markiert (Agent detected). Zusätzlich wird nummerisch darüber informiert, auf wie vielen Rechnern der Agent vorhanden ist (1 of 6). Wenn Sie alles ausgewählt haben, klicken Sie auf Next.

 

Geben Sie nun an, an welchen Orten gesucht / bzw. nicht gesucht werden soll. Bei meinen Tests habe ich auf dem Client einen dedizierten Ordner erstellt, in dem meine PST Dateien abgelegt sind. Klicken Sie anschließend wieder auf Next.

 

Geben Sie an, ob die Suche manuell oder zu einer bestimmten Zeit starten soll. Klicken Sie anschließend wieder auf Next.

 

Prüfen Sie die Zusammenfassung, geben unter Umständen einen neuen Namen für die PST Suche an und klicken anschließend auf Finish. Zusätzlich wird noch darauf hingewiesen, dass auf einem / mehreren Rechnern kein Agent vorhanden ist.

 

Nachdem wir nun unsere PST Suche erstellt haben, wird es Zeit, nach vorhandenen PST Dateien zu suchen, um diese dann zu einem späteren Zeitpunkt in das Postfach des Benutzers zu importieren. Dazu klicken wir in der Konsole auf den Button Search All Now. Die Suche nach vorhandenen PST Dateien beginnt.

Hinweis

Sollte auf PST Dateien nicht zugegriffen werden, so kann dies daran liegen, dass sie noch in Outlook eingebunden sind oder ein anderes Programm darauf zugreift. Prüfen Sie dies und starten anschließend die Suche nochmals.

 

Nach erfolgreicher Suche werden die gefunden PST Dateien im unteren Bereich der Konsole angezeigt mit Angaben zu Ort, Größe, Rechnername, Besitzer…

 

Zum Importieren der PST Dateien markieren Sie diese auf der linken Seite der Konsole und klicken dann auf New Import List – OnPrem Import List im unteren Bereich der Konsole.

 

Ein neues Fenster für den Importvorgang wird geöffnet. Für den erfolgreichen Import müssen jetzt die PST Dateien dem jeweiligen Postfach zugewiesen werden. Dies geschieht relativ einfach über die Funktion Set to File Owner im oberen Bereich der Konsole. Im Feld Destination Mailbox auf der rechten Seite der Konsole sehen Sie anschließend das Zielpostfach zur jeweiligen PST Datei.

 

Wir starten den Importvorgang durch klicken auf den Button Import All Now auf der rechten Seite der Konsole.

 

Während des Importvorganges werden die PST Dateien im Ordner der Staging Area zwischengespeichert, bevor Sie über Outlook und den Client Access Server in das Postfach des Benutzers importiert werden. Wenn Sie den Ordner der Staging Area öffnen, können Sie verfolgen, wie die PST Dateien in den Ordner gehen und diesen anschließend wieder verlassen. Beim Importvorgang generiert der Agent eine XML Datei mit eindeutigen Identifiern und sendet diese an die Konsole. Die Namen der PST Dateien werden durch diese Identifier ersetzt, somit nicht erschrecken, wenn auf einmal PST Dateien mit nicht nachvollziehbaren Bezeichnungen in der Staging Area erscheinen.

 

Das Ergebnis des Imports können Sie nach dem Vorgang in der Konsole einsehen.

 

Öffnen Sie nun auf dem Client Rechner Outlook, um zu prüfen, ob die PST Dateien in das Postfach importiert worden sind oder nicht.

Mein Fazit:

Ein Programm, dass sehr einfach zu bedienen ist und seinen Zweck erfüllt. In Enterprise Umgebungen muss sich dieses Tool aber noch beweisen, da hier auch ein größerer organisatorischer Aufwand von Nöten ist, um vorhandene PST Dateien in das Postfach / Archivpostfach eines Benutzers zu importieren (Softwareverteilung, erhöhter Netzwerkverkehr beim Suchen, Einsammeln und Importieren der PST Dateien, u.U. Anpassen von Firewallkonfigurationen bezüglich des Ports…).

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